Existen muchísimas formas de gestionar las tareas y a veces nos dejamos llevar por complicados sistemas técnicos o tecnológicos a los que adaptarnos, dejando de lado un poco el sentido común. Sentido común que no es incompatible con ningún sistema.
Habitualmente en cursos suelo mostrar un esquema bastante simple que nos sirve para pensar en como nos organizamos y como nos gustaría o queremos organizarnos y que puede ayudarnos a decidir que priorizar.
Si en un eje ponemos la urgencia y en otro la importancia, nos queda un gráfico de 4 zonas en las que podemos dividir las tareas.
- Importantes y urgentes
- Importantes y no urgentes
- Urgentes y No importantes
- No Urgentes y No Importantes
El primer puesto de prioridad, está claro que es para las tareas que son urgentes e importantes y el último para las que no son importantes ni urgentes.
Pero en las otras dos, tenemos que elegir el orden de prioridad que les damos. ¿Primero las importantes? o ¿Primero las urgentes? Seguramente la mayoría habréis dicho, las importantes claro. Pero luego… ¿que pasa con las urgentes?
Si nos paramos a pensar, ¿Realmente es así? Priorizamos las importantes por encima de las urgentes o llegado el momento nos dejamos llevar por la urgencia y estas se nos cuelan. En ocasiones la urgencia lo requerirá, pero en otras estamos dejando que esta urgencia pase por encima de la importancia de otras tareas que no requieren atención inmediata.
Quizás como escribian hace ya tiempo el blog de ThinkWasabi (sobre productividad personal y del que me declaro seguidor) tenemos que volver a plantearnos que cosas son las urgentes.
Generalmente caemos en la trampa de la urgencia, pero según ordenemos esos dos tipos de tareas estaremos marcando como queremos trabajar y cual es nuestra idea de como gestionar las tareas. Si las cosas importantes se quedan en el puesto 3 después de todas las urgentes y no buscamos cuando hacerlas, solo las haremos cuando además han pasado a ser urgentes porque no las hicimos antes.
O una pequeña trampa en el caso de las no importantes y urgentes, es que si nunca llegan a ser urgentes no las hacemos. De modo que tenemos que guardar y dedicarles un cierto tiempo a estas tareas porque sino terminamos por no hacerlas.